Les pièces arrivent, se rangent et portent le bon nom

Les pièces des clients entrent par une boîte de collecte dédiée ou par un dossier de dépôt dans le nuage du cabinet. AutomateX les récupère, écarte celles qui sont déjà arrivées, les rattache au bon dossier, les reconnaît, les renomme selon la convention du cabinet et les range dans le dossier client qui existe déjà. Personne ne renomme, ne glisse ni ne classe à la main.

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Trois portes d'entrée, une seule chaîne derrière

Un client envoie ses pièces comme il en a l'habitude. C'est au cabinet de s'adapter, pas au client — et surtout pas au collaborateur qui trie derrière.

La première porte est une adresse de collecte dédiée. Elle seule est surveillée, et un cycle de fond la relit à intervalle régulier : il liste les messages non encore traités, ignore d'emblée ceux qui ne portent aucune pièce jointe, et poursuit son lot même quand un message échoue. Chaque cycle rend un compte : messages lus, documents créés, documents écartés, erreurs, pièces sans dossier.

La deuxième est un dossier de dépôt dans le Drive ou le OneDrive du cabinet. Quand le fournisseur sait prévenir, AutomateX réagit à sa notification ; sinon un sondage régulier prend le relais. Le parcours descend dans les sous-dossiers, de sorte qu'un sous-dossier par client fonctionne tel quel. Et le fichier d'origine n'est ni déplacé ni supprimé : ce que le client a déposé reste où il l'a déposé.

La troisième est l'existant. Un cabinet qui arrive avec des années de pièces déjà rangées demande un relevé de son dossier : AutomateX sépare ce qui respecte déjà la convention de nommage de ce qui ne la respecte pas, l'administrateur coche ce qu'il veut reprendre, et les fichiers déjà suivis sont écartés sans bruit plutôt que traités deux fois.

Une messagerie hors de l'écosystème connecté peut aussi servir de boîte de collecte, raccordée en IMAP. La chaîne de décision est fermée et se joue toujours dans le même ordre : les domaines de messagerie grand public sont refusés avec un message qui oriente, une adresse Microsoft 365 est renvoyée vers son propre raccordement, et le reste passe par le raccordement générique.

À qui appartient cette pièce ?

C'est la question qui coûte le plus cher, parce qu'elle se pose des dizaines de fois par jour et qu'une erreur se paie plus tard, au moment du bilan.

Sur la messagerie, l'expéditeur est le signal le plus fort : quand l'adresse est connue, toutes les pièces du message partent vers son dossier. Quand elle ne l'est pas, le rapprochement se fait sur l'objet du message et le nom de la pièce, pièce par pièce — un expéditeur inconnu peut très bien envoyer deux justificatifs destinés à deux dossiers différents, et les traiter en bloc les enverrait tous les deux au mauvais endroit.

Sur le dossier de dépôt, c'est le nom du sous-dossier qui décide. La comparaison ne se fait pas au caractère près : accents, casse et ponctuation sont ramenés à plat par la même normalisation que le rapprochement précédent, de sorte qu'un dossier écrit Café-Léo retrouve son client. Un rapprochement ambigu n'invente rien : il est consigné comme ambigu.

Ce qui n'a pas trouvé son dossier n'est pas perdu, et n'est pas non plus rangé au hasard. Ces pièces atterrissent dans une liste d'attente, où un collaborateur choisit le dossier ; et il peut demander, d'une case à cocher, que l'expéditeur soit mémorisé — la prochaine pièce venue de la même adresse partira d'elle-même au bon endroit. Avant toute écriture, le dossier visé est vérifié comme appartenant bien au cabinet qui demande : on ne rattache jamais un document au dossier d'un autre.

La même pièce deux fois ne fait pas deux documents

Un client renvoie sa facture « au cas où ». Un collaborateur la dépose aussi dans le dossier. C'est le cas normal, pas l'exception.

Trois filets se succèdent, et ils ne mesurent pas la même chose. Le premier reconnaît la pièce jointe du message déjà traité, et il est tenu par une contrainte d'unicité en base plutôt que par la prudence du programme. Le second reconnaît le même fichier renvoyé dans un autre message : il compare une empreinte calculée sur l'expéditeur, le nom et la taille, sans télécharger les octets — la pièce reste chez le client à cette étape.

Le troisième arrive plus tard, quand le contenu est réellement lu : une empreinte calculée sur les octets eux-mêmes, qui ne se laisse tromper ni par un renommage ni par un nouvel envoi. Et au moment de ranger, un document reconnu comme doublon n'écrase rien : il est mis de côté et un avis part vers le cabinet, qui tranche.

Ce qui entre, et ce qui est refusé à l'entrée

Une boîte de collecte est une porte ouverte sur le système d'information du cabinet. Elle se traite comme telle.

Les extensions acceptées viennent d'une seule liste, écrite une fois et lue partout : dépôt manuel, messagerie, dossier de dépôt, contenu d'archive. Deux listes finiraient par diverger, et le jour où elles divergent c'est la première exécutée qui gagne, ce que personne ne peut prévoir en lisant le code.

L'extension ne suffit pas. Le type réel du fichier est vérifié sur ses premiers octets : une extension et un type déclaré se falsifient d'un clic droit, pas la signature du contenu. Un exécutable rebaptisé en facture est refusé à ce contrôle.

Les archives sont acceptées et ouvertes, ce qui est plus utile qu'un refus poli — et plus exigeant. Un chemin qui tenterait de sortir du bac à sable est rejeté, et le contrôle est refait pour une archive contenue dans une archive. Le rapport entre la taille décompressée et la taille compressée est borné, la taille cumulée aussi, le nombre de fichiers aussi, et l'imbrication s'arrête au deuxième niveau. Les liens symboliques et les fichiers spéciaux sont refusés. Une archive protégée par un mot de passe est reconnue comme telle sans aucune tentative d'ouverture, et le cabinet est prévenu qu'il faut en renvoyer une version décompressée.

Reconnaître le document, et savoir douter

Un classement automatique qui ne sait pas dire « je ne suis pas sûr » est un classement qu'il faut relire en entier.

Le texte du document est lu, puis soumis à un modèle qui rend un type et un degré de confiance. Un extracteur local prend le relais quand la lecture par le modèle n'est pas disponible : le texte d'un PDF est d'abord lu tel quel, et seulement à défaut l'image est rendue puis déchiffrée ; un tableur ou un fichier séparé par des virgules est lu comme un tableau de texte.

Le degré de confiance est comparé au seuil du cabinet, qui est un réglage et non une constante. En dessous, le document part dans une file de revue humaine au lieu d'être rangé : un collaborateur confirme le type proposé ou le corrige, depuis l'écran. Un cabinet qui préfère tout relire pendant ses premières semaines active un mode où chaque document passe par la file, quel que soit le degré de confiance.

Relancer le classement d'un document est possible, et volontairement borné : un document en erreur, ou un document dont la confiance enregistrée est sous le seuil du cabinet. Un document en cours de traitement est refusé, ce qui garantit qu'une seule exécution est en vol à la fois ; un document déjà rangé l'est aussi, pour ne pas aller déplacer une seconde fois un fichier qui a trouvé sa place dans le Drive du cabinet.

Le nom du fichier, et la place qu'il occupe

Un cabinet a déjà une convention. Elle est rarement écrite, souvent respectée à peu près, et c'est ce « à peu près » qui rend une recherche impossible six mois plus tard.

La convention se règle une fois : un gabarit de nom, un gabarit de chemin, un séparateur, une casse. Le gabarit n'accepte que cinq variables, et la liste est fermée — le type du document, le client, la période, la date et un numéro d'ordre. Une variable inconnue est refusée à l'enregistrement avec un message en français, et l'écran montre un exemple construit sur des données fictives avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. On voit ce qu'on va obtenir avant de l'obtenir.

La place, elle, n'est pas décrétée. AutomateX cherche d'abord si le client a déjà un dossier à la racine de l'espace du cabinet : il compare les noms après la même normalisation que le reste de la chaîne, puis, à défaut, cherche un numéro d'identification d'entreprise valide dans les noms de dossiers. Quand un seul candidat ressort, il est retenu. Quand plusieurs ressortent, AutomateX ne choisit pas : la main est rendue à un administrateur, qui désigne le bon ou demande qu'un dossier soit créé. Ce n'est qu'en dernier recours qu'un dossier est créé, à la racine, sous le nom normalisé du client.

Le chemin du dossier de dépôt est lui aussi un réglage. Le changer renomme le dossier existant plutôt que d'en créer un second à côté, et l'identifiant du dossier est conservé au passage : l'abonnement aux notifications du fournisseur reste valable, et le cabinet ne se retrouve pas avec un dossier vivant et un dossier fantôme. Si l'ancien chemin n'existe pas dans le nuage, rien n'est renommé et le dossier est simplement créé au cycle suivant.