Le fichier de suivi du cabinet, tenu à jour sans personne pour le tenir

Le classeur de suivi reste exactement où il est déjà, dans le Drive ou le OneDrive du cabinet. AutomateX y écrit tout seul, à intervalle régulier, l'état de chaque dossier client : la complétude, les pièces reçues, celles qui manquent encore, la dernière activité et la dernière relance. Personne ne ressaisit rien, et la vision consolidée cesse de dépendre de la mémoire de celui qui a ouvert le fichier en dernier.

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Le classeur reste chez vous, AutomateX écrit dedans

C'est le point de départ, et il n'est pas anodin : le cabinet ne migre rien, ne rapatrie rien, et n'ouvre pas un tableau de bord de plus.

Le classeur est créé dans l'espace du cabinet, après confirmation explicite d'un administrateur — jamais à son insu, jamais en arrière-plan. Il est immédiatement structuré en sept onglets, amorcés un par un : les dossiers, la supervision par collaborateur, la collecte des pièces, les relances vues en agrégat, leur détail chronologique, les indicateurs réservés à la direction, et un résumé.

Ces onglets et leurs colonnes ne sont pas décidés dans le classeur : ils viennent d'une définition unique, côté AutomateX, que le cycle de synchronisation et la création initiale lisent tous les deux. Un cabinet ne peut donc pas se retrouver avec un classeur dont les colonnes ne correspondent plus à ce qu'AutomateX y écrit.

Les noms d'onglets sont en français, parce qu'ils sont lus par des comptables et non par des machines. Ils ne se renomment pas à la légère : un onglet renommé dans le classeur serait recréé vide au cycle suivant, à côté de l'ancien resté orphelin avec ses données.

La complétude est calculée, jamais saisie

Une colonne d'avancement remplie à la main est une colonne fausse dès le lendemain. Celle-ci est une conséquence, pas une déclaration.

Le score compare deux ensembles : les types de pièces attendus pour ce dossier, sur cette période, et ceux qui sont réellement arrivés. Le calcul est déterministe et ne dépend d'aucun modèle de langage : il rend un entier et la liste des types encore manquants, tous les deux dérivés de la même comparaison, de sorte qu'ils ne peuvent pas se contredire.

Une pièce n'est comptée que lorsqu'elle a franchi l'étape de classement. Un document simplement collecté, en attente d'un avis humain ou en erreur ne fait pas monter le score : recevoir n'est pas ranger. Le calcul est refait au moment exact où un document atteint l'un des états qui comptent, et il est écrit à la fois sur le dossier et dans l'instantané que lit le classeur.

Un détail qui a son importance en rendez-vous : une liste de pièces manquantes vide veut dire deux choses opposées. Ou bien le calcul a tourné et il ne manque rien, ou bien ce dossier n'a pas encore de référentiel d'attendus. AutomateX distingue les deux et le dit, plutôt que d'afficher un rassurant « dossier complet » sur un dossier dont il ignore ce qu'on attend.

Ce qu'on attend d'un dossier dépend du dossier

Réclamer la même liste de pièces à un artisan, à une société de conseil et à un dossier sans salarié, c'est produire des relances fausses — et perdre la confiance du client dès la deuxième.

Le référentiel d'attendus se déduit de quatre axes, et ces quatre axes sont des listes fermées, écrites dans le code : la nature de l'activité, le régime de TVA, la présence ou non de salariés, et la périodicité déclarative du dossier. Aucun de ces axes ne porte de date ni de bascule réglementaire : absorber un changement de régime consiste à étendre une liste, pas à réécrire une règle.

Un dossier dont le profil n'a pas encore été renseigné n'est pas pour autant sans attendus : il retombe sur le socle historique, exactement celui qu'AutomateX appliquait avant que ces axes existent. Autrement dit, enrichir le profil d'un dossier fait bouger son score, mais ne pas le renseigner ne le casse pas.

Chaque cabinet peut adapter ce socle — ajouter un type sur un axe, en retirer un autre. Le réglage vit dans les paramètres du cabinet, et une configuration incohérente, où le même type serait à la fois ajouté et retiré sur un même axe, est refusée à l'enregistrement avec un message en français. Mieux vaut un refus lisible qu'un référentiel silencieusement bancal.

Il se met à jour tout seul, et on peut le forcer

« Le fichier partagé n'est jamais à jour » n'est pas un problème de rigueur. C'est un problème de qui tient la plume.

Une boucle de fond passe cabinet par cabinet, à intervalle régulier, et réécrit les onglets. Un cabinet qui a coupé la synchronisation est ignoré sans bruit, et chaque cabinet est traité dans son propre contexte de base de données, posé au début de son tour et remis à zéro à la fin : le tour d'un cabinet ne peut pas lire les dossiers d'un autre.

Quand un cycle échoue, un compteur d'échecs consécutifs monte. Passé un certain nombre d'échecs d'affilée, un administrateur du cabinet est prévenu pour qu'il puisse rétablir l'accès depuis son écran de configuration. Un succès remet le compteur à zéro et rafraîchit la date du dernier succès : le classeur n'est jamais silencieusement périmé.

Un bouton « Synchroniser maintenant » existe pour les moments où l'on ne veut pas attendre le prochain cycle. La demande est acceptée immédiatement et le travail part en arrière-plan — sept onglets ne se recalculent pas pendant qu'un humain regarde sa page charger. Le déclenchement entre au journal d'activité avant d'être dispatché, de sorte qu'un lancement qui échouerait laisse quand même une trace, et il emporte un identifiant de corrélation qui relie le clic aux écritures du cycle.

Enfin, deux écritures ne peuvent pas se marcher dessus. Le cycle de fond et la synchronisation à la demande partagent un verrou posé sur le classeur, valable entre les processus, que seul son détenteur peut relâcher — et qui se libère de lui-même si le processus qui le tenait disparaît en cours d'écriture. Une demande arrivée pendant qu'un cycle écrit déjà l'état frais est simplement fondue dans celui-là.

Des colonnes pour agir, pas seulement pour lire

Un tableau qui ne fait que constater renvoie le collaborateur vers un autre outil. Les dernières colonnes de la ligne sont donc des boutons.

Sur chaque ligne de dossier, une bande de colonnes d'action ferme la ligne : relancer le client, ouvrir le dossier dans le Drive, consulter les notes, en ajouter une. Chacune est un lien cliquable dans la cellule, un seul par cellule, et cette bande reste groupée en fin de ligne pour une raison technique assumée : c'est ce qui permet d'écrire les données brutes et les formules dans deux passes séparées, sans jamais laisser une donnée du cabinet être interprétée comme une formule.

Quand une action n'a pas de cible — un dossier sans responsable, un dossier sans emplacement dans le Drive —, la cellule porte une phrase en français qui explique pourquoi, en texte simple. Jamais un lien cliquable qui ne mène nulle part : un lien mort dans le classeur d'un cabinet est pire qu'une case vide.

Le lien « Relancer » mérite qu'on s'y arrête, parce qu'il agit depuis un classeur, sans session ouverte. Il porte un jeton à usage unique : lu et effacé dans la même opération, de sorte qu'un double clic ne déclenche rien deux fois. Le serveur ne le range même pas tel quel, mais sous son empreinte. Il vaut le temps de deux cycles de synchronisation, et au moins une heure, puis il ne fait plus rien. Et le dossier visé dans le lien est recoupé avec celui que porte le jeton : un lien bricolé ne change pas de cible.

Le clic lui-même entre au journal d'activité du cabinet, y compris lorsqu'il est refusé. Quelqu'un a cliqué depuis son classeur ; le cabinet doit pouvoir voir pourquoi il ne s'est rien passé.

Ce que le classeur montre, et la seule chose qu'il masque

Le classeur d'un cabinet contient les données de ce cabinet. La règle est donc l'inverse de ce qu'on attend : presque tout s'y écrit en clair, et l'exception est étroite.

Nom du client, compteurs, dates, scores, pièces manquantes : tout cela s'écrit tel quel. C'est le cabinet qui regarde ses propres dossiers dans son propre classeur, et le masquer reviendrait à lui cacher son travail.

Une seule colonne est traitée autrement, et pour une raison précise : le résumé de note est le seul champ en texte libre de la projection, tapé à la main, où un collaborateur peut coller un numéro de compte bancaire ou une coordonnée personnelle. Il est donc filtré avant d'être écrit, et le filtrage passe avant la troncature — sinon une valeur sensible coupée en deux redeviendrait indétectable.

L'écran d'AutomateX applique exactement le même traitement à ce même champ. Le classeur et l'écran ne peuvent donc pas afficher deux vérités différentes, ce qui est la seule façon honnête de faire cohabiter les deux.

Reste une précaution de bon sens : les cellules qui ne sont pas des liens d'action sont écrites de façon à ne jamais être interprétées comme des formules. Un nom de client qui commencerait par un signe de calcul est une donnée, pas une instruction.

Le même tableau existe aussi dans AutomateX

Le classeur est le poste de travail réel. L'écran d'AutomateX est le recours, pas l'inverse.

La même liste de dossiers enrichis est consultable depuis AutomateX, avec ses filtres — période, secteur, état, plage de complétude, collaborateur. Ce qu'on y voit dépend du rôle : un administrateur, ou un gestionnaire à qui la supervision a été accordée, voit tout le cabinet ; les autres voient les dossiers qui leur sont assignés. Le périmètre est décidé avant l'appel, pas négocié dans l'écran.

À côté de la liste, une vue consolidée des pièces manquantes regroupe, pour tout le cabinet, chaque type de document avec les clients concernés — les plus en retard d'abord. C'est la vue qui manque le plus souvent dans un fichier partagé : savoir non pas « où en est ce dossier », mais « qui dois-je relancer aujourd'hui, et pour quoi ».

La consultation ne laisse aucune ligne au journal, et c'est une décision assumée : le journal d'activité est réservé aux gestes qui changent quelque chose. Un journal qui enregistre les lectures devient illisible, donc inutile.