Trier la boîte du cabinet sans y passer la matinée

AutomateX range chaque message entrant dans l'une de quatre catégories, pose l'étiquette correspondante dans la boîte du cabinet, récupère les pièces jointes quand la catégorie l'autorise, et prépare une réponse que le collaborateur relit avant qu'elle ne parte. Les règles écrites par le cabinet passent avant le modèle.

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Quatre catégories, et pas une cinquième

Le vocabulaire du tri est fermé. Un message entrant est un document reçu, une demande client, quelque chose de non actionnable, ou un envoi que rien ne rattache à un dossier.

Fermé veut dire fermé à trois niveaux : la liste est écrite une fois dans le code, la base de données refuse toute autre valeur, et l'interface qui sert à créer les règles refuse en français une catégorie qu'elle ne connaît pas. Le cabinet ne peut pas en ajouter une, et ce n'est pas un oubli : une catégorie inventée par un cabinet serait une catégorie qu'aucun filtre, aucune extraction et aucun écran ne sait traiter.

Un même message peut relever de plusieurs de ces catégories. Une seule est retenue comme principale, et l'ordre qui la départage est un engagement métier, pas un détail d'affichage : un expéditeur inconnu qui joint une facture est d'abord un document reçu, et seulement ensuite un envoi non rattaché. Si l'ordre était inverse, la pièce jointe ne serait jamais récupérée.

La décision ne reste pas chez nous. Elle est posée dans la boîte du cabinet, sous quatre étiquettes préfixées du nom du produit — écrites telles quelles côté Gmail, traduites dans la forme que Outlook attend. Les étiquettes de la collecte documentaire restent séparées : une étiquette, un objet métier, sans quoi le filtre mélangerait des pièces en attente d'affectation avec du courrier en attente de traitement.

Quand la messagerie refuse la pose, AutomateX réessaie ; au bout de trois refus, il renonce et l'affiche. La décision existe, la boîte ne la reflète pas, et le cabinet le voit écrit plutôt que de le deviner.

Les règles du cabinet passent avant le modèle

Une règle associe un motif d'expéditeur à une décision : écarter le message, ou lui imposer une catégorie. Elle est consultée avant toute analyse.

Le motif porte sur l'adresse de l'expéditeur, et sur elle seule — jamais sur l'objet, jamais sur le corps du message. Il n'accepte qu'un caractère joker, l'étoile, et rien d'autre. Une expression régulière écrite par un cabinet est refusée avant même d'être enregistrée, et le refus est lexical : le motif est examiné caractère par caractère, sans qu'aucun moteur d'expressions régulières ne voie jamais ce que le cabinet a tapé, pas même pour le rejeter. La raison est prosaïque — un motif mal formé peut faire tourner un moteur indéfiniment, et la boucle de fond qui trie le courrier de tous les cabinets s'arrêterait avec lui.

Le motif est ramené en minuscules et débarrassé de ses espaces au moment où il est enregistré. C'est ce qui rend l'unicité réelle : deux règles contradictoires écrites avec des majuscules différentes ne peuvent pas coexister sur le même motif. Sa longueur est bornée, et le nombre de règles par cabinet aussi.

Quand plusieurs règles conviennent au même expéditeur, l'ordre est écrit et reproductible. Une exclusion l'emporte toujours sur une catégorisation, parce qu'un refus explicite du cabinet ne se laisse pas contredire. Vient ensuite le rang que le cabinet a donné à sa règle, puis le motif le plus précis — celui qui porte le moins d'étoiles, et à égalité le plus long. En dernier recours, la plus ancienne gagne.

Une règle qui décide n'appelle pas le modèle et ne consomme rien. C'est même pour cela qu'elle est consultée en premier : vérifier le compteur avant les règles reviendrait à bloquer une décision gratuite, et à pénaliser d'abord le cabinet qui a justement écrit des règles pour ne rien dépenser. Une règle nouvelle prend effet au cycle suivant, sans redémarrage ni purge de cache.

Ce que le cycle écarte avant de regarder

Trois familles de messages n'atteignent jamais l'analyse, et aucune n'exige que le cabinet fasse quoi que ce soit.

Notre propre courrier. Les messages venus du domaine de la plateforme, et ceux que la boîte de collecte s'est envoyés à elle-même, sont écartés à l'étape zéro, avant même les règles du cabinet. Aucune ligne, aucune étiquette, aucune récupération de pièce jointe, aucun appel au modèle. Le produit s'exclut lui-même plutôt que d'obliger un cabinet à écrire — et à maintenir — une règle contre nos propres notifications.

Ce qui n'est pas du courrier entrant. Les messages envoyés et les brouillons ne sont jamais listés. Les messages déjà étiquetés par AutomateX non plus, ce qui évite qu'un tri repasse indéfiniment sur son propre travail.

Ce que le cabinet a décidé d'écarter. Une règle d'exclusion produit exactement le même effet que l'étape zéro : rien n'est écrit, rien n'est étiqueté, rien n'est analysé. Seul le repère de progression avance, et il ne retient rien de nominatif.

Ce repère avance jusqu'au dernier message dont le sort est réglé, et s'arrête là. Un message qu'AutomateX n'a pas su traiter ne fait donc pas sauter ceux qui le suivent : il reste devant le repère et revient au cycle suivant, plutôt que de disparaître dans un angle mort.

Les pièces jointes ne sortent que si la catégorie l'autorise

Une catégorie décidée ne peut que RESTREINDRE la récupération des pièces jointes. Son absence rétablit toujours le régime livré.

Un document reçu, ou un envoi non rattaché à un dossier, donne lieu à récupération, avec le filtre habituel sur les formats acceptés. Une demande client, ou un message non actionnable, n'en donne aucune : personne n'a envie de voir arriver dans un dossier la signature illustrée d'une lettre d'information.

Un message qu'AutomateX n'a pas pu classer — compteur mensuel atteint, sortie du modèle illisible, panne réseau — voit malgré tout ses pièces jointes récupérées, au régime livré. C'est la règle qui compte le plus, et elle n'est pas tenue par un ordre d'exécution : c'est la branche du refus elle-même qui va chercher les pièces. Une panne chez nous ne fait pas perdre une facture au cabinet.

La seule exception est le message qu'une règle du cabinet a écarté. Là, rien n'est récupéré — parce que c'est une décision du cabinet, et non une défaillance de notre côté.

La réponse est préparée, contrôlée, puis elle attend

Une demande client peut recevoir une réponse pré-rédigée. Elle est écrite à partir du dossier, pas d'un modèle de lettre.

Entrent dans la rédaction : le nom du collaborateur qui signera, le nom du client, la période comptable, la complétude du dossier, les pièces encore attendues, l'objet du message et son corps tronqué, ainsi qu'un extrait borné des notes récentes du dossier. Quand aucun dossier ne peut être rattaché à l'expéditeur, aucune réponse n'est préparée : répondre sur un dossier inconnu serait inventer.

Ce qui sort passe trois contrôles écrits en code, et pas seulement en consigne — parce qu'une instruction donnée au modèle n'est pas une garantie. Le premier refuse six termes du registre de la mise en demeure, repris du module qui les définit et jamais recopiés, de sorte qu'un ajout à la liste couvre les deux usages du même coup. Le deuxième porte sur la signature : un texte qui nomme AutomateX est refusé, un texte qui ne porte pas le nom du collaborateur aussi. Le troisième n'autorise qu'une destination — répondre à ce message — et refuse toute adresse de lien, tout partage de fichiers, tout renvoi vers un autre outil.

Puis la réponse s'arrête. Elle entre dans la file de validation, exactement comme une relance, et le brouillon n'est déposé qu'au moment où un collaborateur tranche : dans sa propre messagerie, sous sa propre adresse, et à l'intérieur du fil que le client lit déjà. C'est encore lui qui appuie sur Envoyer.

Un échec de rédaction reste local. Il ne crée aucun brouillon, ne touche pas à la décision de tri, ne déplace pas le repère de progression et ne consomme aucune unité de triage : le message reste classé et étiqueté, la réponse n'est simplement pas proposée. Et deux cycles ne préparent jamais deux réponses au même message : la clé d'unicité est le message qui a déclenché la rédaction.

Ce qui est conservé, et ce qui ne l'est jamais

Le corps d'un e-mail client n'est pas enregistré. Ce n'est pas un réglage : la table qui porte les décisions de tri n'a aucune colonne pour l'accueillir.

Le journal technique du cycle ne publie que des compteurs et, quand il doit nommer un expéditeur, son domaine — jamais son adresse. Le repère de progression, lui, ne retient qu'une position et une date.

Côté cabinet, chaque écriture de règle et chaque rembobinage entrent au journal d'activité, avec leur auteur, leur date et la configuration touchée. Les valeurs sensibles y sont masquées avant d'être écrites, et non au moment de l'affichage : ce qui n'a jamais été enregistré ne peut pas fuir plus tard par un écran mal réglé. Un échec du journal n'annule jamais un travail déjà fait.

Ce que le modèle reçoit est trié en deux catégories, et il en est averti. L'adresse, l'objet, le corps et les noms des fichiers joints viennent du client : ils voyagent déclarés comme non fiables et encadrés comme tels. Le résumé des règles, lui, est de confiance, parce que c'est le cabinet qui l'a écrit. Les notes internes du dossier sont traitées comme non fiables elles aussi — une note s'écrit dans le cabinet, mais elle peut citer un client mot pour mot.

Revenir sur une règle trop large

Une règle d'exclusion écrite un peu vite ne laisse aucune trace, par construction : les messages qu'elle a écartés n'ont produit ni ligne ni étiquette.

Supprimer la règle ne les ramène donc pas. Ils sont derrière le repère de progression, et le repère n'avance que dans un sens. Le seul chemin de retour ouvert à un cabinet est de le rembobiner jusqu'à une date, ce qui replace les messages concernés devant le tri.

Le rembobinage se prépare par un aperçu qui n'écrit rien du tout : pas de repère déplacé, pas d'appel à la messagerie, pas de ligne au journal. Les chiffres qu'il annonce sont des estimations, et l'écran le dit — un message écarté ne laisse rien à compter, donc l'estimation majore volontairement le coût plutôt que de le minorer.

Le geste est réservé aux administrateurs et aux chefs de mission. Le rôle de secrétariat consulte les règles et les résultats sans pouvoir les modifier, avec un refus explicite et un message en français qui dit pourquoi. La profondeur du rembobinage est bornée par le déploiement, et une date future est refusée ; dans les deux cas, le message d'erreur nomme la borne au lieu de laisser deviner.