Savoir, avant l'échéance, quels dossiers sont encore incomplets

AutomateX pose un jalon interne de collecte en amont de la date légale, et vous dit à cette date-là quels dossiers n'ont pas encore leurs pièces. Le cabinet ne découvre plus un dossier incomplet le jour du dépôt.

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Une personne répond, sous un jour ouvré. Pas de formulaire, pas de rendez-vous imposé.

Une échéance se rattache à une clôture, pas à une date universelle

Il n'existe pas une date par obligation valable pour tout le monde. Il existe une date par client, dérivée de la clôture de son exercice.

Deux clients du même cabinet, avec deux clôtures différentes, n'ont pas le même calendrier — et c'est la raison pour laquelle un calendrier fiscal générique, recopié d'année en année, se trompe de dossier avant de se tromper de date.

Pour les obligations périodiques, le point de départ est la fin de la période déclarée. Pour les obligations annuelles, c'est la clôture de l'exercice. Cette arithmétique est résolue à un seul endroit, partagé par toutes les règles annuelles, précisément pour que deux familles d'obligations ne divergent jamais sur la date sur laquelle elles s'ancrent.

Elle porte aussi la convention de fin de mois : « trois mois après la clôture » désigne le dernier jour du troisième mois suivant, jamais une addition naïve de jours. Et lorsque le cabinet n'a rien saisi, une clôture prudente est présumée, calée sur le dernier jour du mois — l'échéance produite est alors explicitement marquée comme reposant sur un profil présumé, jamais présentée comme une certitude.

Le jalon interne de collecte se pose en amont de la date légale

La date qui intéresse un cabinet n'est pas celle du dépôt. C'est celle à laquelle il lui faut les pièces pour tenir le dépôt sans travailler dans l'urgence.

AutomateX calcule donc un second repère, en reculant depuis la date effective de l'obligation d'un nombre de jours ouvrés paramétrable par cabinet et par type d'échéance. C'est ce jalon, et non la date légale, qui déclenche l'anticipation.

Jours ouvrés et jours calendaires ne sont pas la même chose, et jours ouvrés et jours ouvrables non plus. Un jour ouvré va du lundi au vendredi, hors jours fériés ; un jour ouvrable va du lundi au samedi, hors jours fériés. Confondre les deux notions déplace une date. Un décompte purement calendaire, lui, ferait tomber le jalon un samedi ou un jour férié, et la marge de collecte disparaîtrait.

Les jours fériés français sont calculés, pas lus dans une table qu'il faudrait remettre à jour chaque année : les fêtes mobiles et les trois jours fériés qui en dérivent se déduisent par le calcul. Le calendrier ne périme donc pas au changement d'année. Le report d'une date tombant un jour de fermeture est toujours vers l'avant, jamais vers l'arrière.

Le jalon porte enfin un plancher : il ne peut jamais précéder le fait générateur de l'obligation. Un jalon de TVA du mois écoulé ne peut pas tomber avant la fin de ce mois, parce que la période déclarée n'existe pas tant qu'elle n'est pas close. Quand ce plancher joue, le jalon est le fait générateur lui-même — et il peut alors légitimement tomber un samedi, un dimanche ou un jour férié : c'est une date de collecte interne, pas une date légale à reporter.

Un formulaire, un type — pour qu'aucun n'en masque un autre

Onze types d'échéances sont écrits dans le moteur, en vocabulaire fermé : aucun type défini librement par un cabinet n'est jamais accepté.

Le découpage suit les formulaires, pas les familles d'impôt. La déclaration 1330-CVAE, le solde 1329-DEF et l'acompte 1329-AC sont trois obligations distinctes, portées par trois types distincts. Les fondre en un seul type « CVAE » les ferait s'écraser mutuellement dans la clé d'unicité et dans l'agrégation, parce que deux d'entre elles partagent la même date légale.

Le découpage rend aussi visible qu'elles ne dépendent pas des mêmes critères : les formulaires déclaratifs se déclenchent sur le chiffre d'affaires, les acomptes sur la cotisation due l'année précédente. Deux axes différents, jamais interchangeables — les confondre déplacerait silencieusement un client dans une obligation ou hors d'elle.

Chaque famille d'obligation vit dans son propre module de règles, et l'ordre du registre est écrit à la main. Il n'est jamais dérivé d'un parcours de répertoire ni d'une introspection de classes, ce qui ferait dépendre le calendrier produit de l'état du système de fichiers.

Le moteur produit des dates — il ne calcule aucun montant

C'est une frontière volontaire, et elle explique la plupart des choix ci-dessus.

Le calcul des dates est reproductible : mêmes entrées, mêmes sorties, toujours. Pas d'horloge, pas de réseau, pas de base de données, et aucun appel à un modèle d'intelligence artificielle dans le calcul d'une date. La notion d'« aujourd'hui » n'entre que par une fenêtre passée en argument, dont un seul module est propriétaire — celui qui convertit l'instant courant en date civile française. C'est ce qui rend une date opposable vérifiable : on peut la recalculer et retrouver la même.

Une règle fiscale est un couple : prédicat d'applicabilité d'abord, calcul de date ensuite. Une obligation dont la condition n'est pas remplie produit zéro échéance — jamais une ligne marquée « non applicable » qui encombrerait le calendrier du cabinet.

Et une donnée absente n'est jamais présumée dans le sens qui coûte cher. Une société dans son premier exercice n'a pas d'impôt de référence : le champ reste vide, aucun acompte n'est produit, et c'est légalement exact sans qu'il ait fallu inventer un indicateur dédié. Un exercice déficitaire est absorbé par la même règle. Quand une date n'est pas déterminable avec certitude, c'est la borne la plus précoce qui est retenue : le risque que ce moteur existe pour supprimer est le risque légal, et une date trop tardive le fait courir.

Quels dossiers sont encore incomplets, et lesquels sont prêts

Une date sans dossier ne sert à rien. Le rattachement des dossiers qui contribuent à une échéance conditionne toute la chaîne : sans contributeur, pas d'alerte et pas de relance.

C'est un endroit où une règle trop stricte échoue en silence. Une ancienne heuristique exigeait une égalité stricte de période : un bilan annuel chez un client dont le cabinet n'avait ouvert que des dossiers de l'année suivante ne trouvait aucun contributeur, donc aucune alerte, sans la moindre erreur affichée. La règle actuelle ferme ce trou par un repli explicite.

Chaque échéance porte ensuite une couleur, dérivée de la complétude de ses dossiers liés et de la proximité de la date. L'agrégation retient le minimum des scores : c'est le dossier le plus en retard qui donne la couleur, pas la moyenne — une moyenne flatteuse masquerait exactement le dossier qu'il faut traiter. Une échéance dépassée reste rouge quoi qu'il arrive, même si tous les dossiers sont désormais complets : la déclaration officielle, elle, a été manquée.

L'alerte proactive suit les seuils réglés par le cabinet. Un dossier complet ne déclenche rien. Une échéance déjà honorée ou déjà dépassée est ignorée. L'alerte part au gestionnaire du dossier, et au-delà d'un certain rang de seuil elle escalade vers le chef de mission. Elle n'est jamais émise deux fois pour un même seuil, de sorte qu'un redémarrage technique ne double aucune alerte. Et si le cabinet a demandé de ne pas être alerté le week-end, le cycle passe son tour.

Une liste de seuils mal ordonnée par le cabinet est re-triée et signalée, jamais fatale : un réglage incohérent ne casse pas le service, il apparaît en supervision.

L'échéance arrive dans l'agenda que le cabinet utilise déjà

Les échéances sont projetées dans l'agenda partagé du cabinet, dans Google Agenda comme dans Outlook. L'écran d'AutomateX est un repli, pas le poste de travail.

Pour chaque échéance, les dossiers liés sont resynchronisés, la couleur recalculée, et l'événement créé, mis à jour ou supprimé selon que l'échéance est honorée ou sortie de l'horizon de visibilité. La mise à jour s'appuie sur une concurrence optimiste, pour ne pas écraser une modification faite à la main dans l'agenda.

Quand rien n'a changé, l'agenda n'est pas appelé : une empreinte de la charge utile sert de garde. Une erreur sur une échéance n'interrompt pas les autres, et une perte d'accès à l'agenda est remontée comme une reconnexion à faire plutôt que répétée en boucle.

La vue de repli dans AutomateX sert au collaborateur qui ne peut pas ouvrir son application d'agenda. Sa consultation entre au journal d'activité, et le déclenchement manuel d'une synchronisation est réservé aux administrateurs, limité à un appel par minute et par cabinet, et journalisé avant d'être exécuté — pour qu'une tentative forgée laisse toujours une trace.

Rien ne s'écrit avant que le cabinet ait vu ce qui sera écrit

La génération du calendrier s'active cabinet par cabinet, et la prévisualisation est le passage obligé avant la première activation.

L'aperçu et l'application ne sont pas deux fonctions voisines : ce sont deux modes du même chemin de code, exécutés par le même corps, jusqu'au calcul des différences inclus. La fidélité de l'aperçu est donc structurelle, et non une affaire de discipline — il n'existe pas de second chemin qui pourrait dériver de celui qui écrit.

En mode aperçu, aucune ligne n'est écrite, aucun connecteur n'est appelé, et rien n'entre au journal. Le cabinet voit le calendrier qui serait produit, puis décide.

La génération elle-même ne communique rien : elle produit des dates, n'envoie aucun message, ne rédige aucun brouillon et n'atteint aucun connecteur. Une boucle de fond la déclenche sur une planification, un cabinet à la fois, en posant puis en réinitialisant systématiquement le contexte du cabinet courant. Un cycle interrompu par son budget de temps ne perd rien : la génération est idempotente, et les cabinets non traités sont repris au passage suivant.

Lorsqu'une échéance approche, AutomateX peut aussi proposer une relance anticipée sur les dossiers encore incomplets. Proposer, et non envoyer : le brouillon attend une validation humaine, comme toute communication sortante. La même relance anticipée n'est jamais proposée deux fois pour un même couple échéance et dossier, et un client relancé récemment par la voie ordinaire ne l'est pas une seconde fois par cette voie-là.